Questions fréquentes sur EduSphère
EduSphère accompagne les établissements scolaires dans l’organisation de leur quotidien, la communication, le suivi des absences, les événements, les plannings et les évaluations.
Cette FAQ répond aux questions générales sur la plateforme, son fonctionnement, son abonnement, sa mise en place, la protection des données et la démarche partenaire.
Comprendre EduSphère
EduSphère est une plateforme scolaire suisse conçue pour aider les établissements à mieux organiser leur fonctionnement quotidien. Elle rassemble plusieurs modules utiles à la vie d’une école, comme le Planning, les Communication, les Evénements, les Absences, les Devoirs, les Notes et les Evaluations., dans un environnement clair et adapté à chaque établissement.
EduSphère s’adresse aux écoles primaires, secondaires, privées, publiques, professionnelles, spécialisées, aux crèches et aux structures de formation qui souhaitent mieux centraliser leurs informations, clarifier leurs processus et proposer une expérience plus lisible à leurs équipes, familles et apprenants.
Non. EduSphère n’a pas été pensée comme une application supplémentaire à ajouter aux outils existants. La plateforme vise à réduire la dispersion, structurer les informations importantes et accompagner les écoles dans une logique de partenariat, avec une solution construite à partir des réalités du terrain.
EduSphère est née à partir de besoins concrets rencontrés au sein de l’Ecole Edenpark, à Yverdon-les-Bains. La plateforme s’est construite progressivement au contact des usages réels d’un établissement scolaire, avant d’être pensée pour accompagner d’autres écoles dans leur propre organisation.
Non. Chaque établissement possède sa propre organisation, ses rôles, ses niveaux, ses classes et ses priorités. EduSphère est configurée selon cette réalité afin d’accompagner le fonctionnement de l’école, plutôt que de lui imposer un modèle standard.
Oui. Chaque école dispose de son propre environnement EduSphère. Cela permet de configurer les utilisateurs, les accès, les modules, les langues et les paramètres selon l’organisation de l’établissement concerné.
Modules et fonctionnalités générales
EduSphère propose plusieurs modules dédiés au fonctionnement scolaire : Planning, Communication, Evénements, Absences, Devoirs, Notes et Evaluations. Ces modules peuvent être activés selon les besoins de l’établissement et évoluer progressivement avec son organisation.
Non. Une école peut commencer avec les modules prioritaires, puis faire évoluer son environnement au fil du temps. L’objectif est de démarrer avec ce qui répond à un besoin réel, sans imposer un déploiement trop large dès le départ.
Toutefois, l’offre de base inclut non seulement le socle mais aussi le module Planning afin que chaque établissement dispose dès le départ d’un premier outil central pour structurer son organisation quotidienne.
Le module Planning aide l’établissement à structurer ses modèles de périodes, ses groupes, ses classes et ses plannings. Il permet aussi de gérer les adaptations du quotidien, comme les annulations ou les remplacements, tout en offrant une vue personnalisée aux familles et aux étudiants.
Le module Communication permet de centraliser les messages importants de l’établissement et de les diffuser aux publics concernés. Les communications peuvent être ciblées selon les profils, les classes, les niveaux ou les rôles, afin d’éviter les envois trop larges et les informations dispersées.
Le module Evénements permet de présenter les événements de l’école avec leurs informations pratiques, leurs dates, leurs lieux, leurs documents et, si nécessaire, une demande de présence. Il aide à rendre les temps forts plus lisibles et plus faciles à suivre.
Le module Absences permet de déclarer, traiter et suivre les absences dans un cadre structuré. Les dates, motifs, périodes concernées, justificatifs et statuts de traitement sont réunis afin de faciliter la gestion par l’établissement et la compréhension par les familles.
Le module Evaluations permet de structurer les modèles d’évaluation, les catégories, les questions, les échéances et les responsabilités de relecture ou de validation. Il aide l’établissement à organiser ses campagnes d’évaluation dans un cadre plus clair et cohérent.
Oui, la majorité des modules peuvent se compléter. Par exemple, une communication peut être liée à un événement afin de transmettre les informations utiles et diriger les destinataires vers un point de référence commun. L’objectif est d’éviter que chaque module fonctionne en silo.
Utilisateurs, rôles et accès
EduSphère peut être utilisé par différents publics selon les modules activés : direction, administration, enseignants, collaborateurs, familles, élèves. Les accès sont définis selon les rôles et les responsabilités de chaque utilisateur.
Non. EduSphère repose sur une logique d’accès par rôle, rattachement et responsabilité. Une famille voit les informations liées à ses enfants, un enseignant voit ce qui concerne ses classes ou groupes, et l’administration dispose d’une vue adaptée à ses missions.
Oui. Les familles et les étudiant peuvent accéder aux informations qui les concernent directement, comme un planning, un devoir, un test, une note, une communication, un événement, une absence ou une évaluation, selon les modules activés par l’établissement.
Oui. La plateforme est pensée pour distinguer les rôles et les responsabilités. Elle peut donc accompagner des organisations avec différents profils d’utilisateurs, plusieurs niveaux, des classes, des groupes, des collaborateurs et des accès spécifiques.
Mise en place et accompagnement
La mise en place commence par un échange sur l’organisation de l’établissement, ses utilisateurs, ses priorités et les modules souhaités. EduSphère est ensuite configurée progressivement afin de correspondre au fonctionnement réel de l’école.
La direction et l’administration sont généralement les premiers interlocuteurs. Selon les modules envisagés, il peut être utile d’impliquer des enseignants, des responsables pédagogiques, des collaborateurs administratifs ou une personne référente pour les questions techniques.
Oui. La mise en place d’EduSphère comprend un accompagnement pour comprendre l’organisation de l’établissement, configurer les éléments nécessaires et aider les équipes à prendre en main les modules activés.
Non. Un premier échange peut justement servir à clarifier les besoins, identifier les priorités et déterminer les modules les plus pertinents pour l’établissement. EduSphère peut accompagner une école même si son projet est encore en réflexion.
Oui. Un établissement peut commencer avec un module prioritaire, comme Communication ou Absences, puis activer d’autres modules plus tard. Cette approche progressive permet d’éviter un changement trop lourd pour les équipes.
Selon les usages, EduSphère peut réduire la dépendance à certains fichiers, documents partagés, e-mails ou outils parallèles. L’objectif n’est pas forcément de tout remplacer immédiatement, mais de centraliser progressivement les processus qui gagnent à être mieux structurés.
Abonnement et tarifs
L’abonnement EduSphère repose sur une structure claire, construite autour du socle de base, des modules activés et du nombre d’élèves concernés.
Cette approche permet à chaque établissement de disposer d’une offre adaptée à sa taille et aux fonctionnalités dont il a réellement besoin, sans frais de mise en place séparés.
Oui. EduSphère propose un mois de test gratuit, sans coût et sans limite.
Pendant cette période, tous les modules sont actifs afin que l’établissement puisse découvrir concrètement la plateforme, explorer les usages possibles et évaluer sa pertinence dans son propre contexte avant de s’engager.
Non. EduSphère ne fonctionne pas avec des formules génériques ou des packs figés.
L’abonnement est construit autour de trois éléments clairement identifiés : le socle EduSphère, les modules activés et le nombre d’élèves concernés. Cette structure permet de proposer une offre lisible, adaptée à la taille de l’établissement et aux modules réellement utilisés.
Le socle EduSphère correspond à la base de l’environnement de l’établissement. Il permet de configurer l’école, ses utilisateurs, leurs données, leurs rôles et les éléments nécessaires au bon fonctionnement de la plateforme.
L’offre de base inclut également le module Planning, afin que chaque établissement dispose dès le départ d’un premier outil central pour structurer son organisation quotidienne.
Le tarif EduSphère repose sur trois axes : le socle de base, les modules choisis et le nombre d’élèves.
Le nombre d’élèves permet d’adapter le coût global à la taille de l’établissement. Plus l’école compte d’apprenants, plus le coût par apprenant est ajusté, afin de conserver une tarification proportionnée à la réalité de chaque structure.
Non. EduSphère ne facture pas de frais de mise en place séparés.
La mise en place est incluse dans l’abonnement lors de son activation. Cela comprend la configuration initiale nécessaire pour démarrer avec l’environnement EduSphère, les utilisateurs, les données utiles et les modules activés.
Oui. L’abonnement peut évoluer avec les besoins de l’établissement.
Une école peut commencer avec le socle EduSphère et le module Planning inclus, puis activer d’autres modules lorsque ses priorités évoluent, comme Communication, Evénements, Absences, Devoirs, Notes et Evaluations.
Sécurité et protection des données
EduSphère prévoit un hébergement en Suisse, dans une logique de proximité, de confiance et de protection des données scolaires. L’hébergement suisse fait partie des éléments importants du cadre technique et contractuel proposé aux établissements.
EduSphère est conçue en tenant compte du cadre suisse de la nLPD et des responsabilités liées au traitement de données scolaires. La formulation publique doit rester mesurée : la plateforme s’inscrit dans une démarche de conformité, avec un cadre contractuel, technique et organisationnel adapté.
L’établissement reste responsable des données traitées dans son environnement EduSphère. EduSphère intervient comme sous-traitant, dans un cadre contractuel qui précise les responsabilités, les engagements et les obligations de chaque partie.
EduSphère est pensé pour ne traiter que les informations réellement utiles au fonctionnement scolaire. L’objectif est de limiter les données collectées à ce qui est nécessaire pour gérer la vie de l’établissement, sans demander ni conserver d’informations superflues.
Non. Les données sont uniquement utilisées dans un cadre précis, lié aux besoins concrets de l’école et de ses utilisateurs. Elles servent à faire fonctionner les modules de la plateforme et ne sont pas réutilisées pour des finalités étrangères au service, comme des usages commerciaux ou non prévus.
Oui. EduSphère met à disposition une information claire sur les données traitées, leur utilité et les règles d’accès appliquées selon les rôles.
L’établissement peut ainsi expliquer aux collaborateurs, aux familles et aux étudiants comment les données sont utilisées dans le cadre du fonctionnement scolaire.
Les informations ne sont pas destinées à être conservées indéfiniment. Leur durée de conservation est définie selon leur utilité, les obligations applicables et les règles établies par l’établissement, avant leur archivage ou leur suppression.
EduSphère prévoit des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre les accès non autorisés, les pertes ou les utilisations inappropriées. Un cadre de gestion permet également de détecter, documenter et traiter les éventuels incidents de sécurité.
Démarche partenaire et évolution produit
Oui. EduSphère est pensée comme une plateforme évolutive, nourrie par les besoins réels des établissements. Les retours du terrain permettent d’identifier les priorités, d’améliorer les modules existants et de faire émerger de nouvelles pistes utiles à plusieurs écoles.
Oui. Une école peut partager un besoin, un processus à clarifier ou une difficulté rencontrée. EduSphère analyse ensuite si cette demande peut s’inscrire dans une évolution cohérente de la plateforme, utile au-delà d’un seul cas isolé
EduSphère peut s’adapter à l’organisation de chaque établissement, mais la plateforme conserve une vision produit commune. L’objectif n’est pas d’empiler des développements spécifiques, mais de construire des modules cohérents, durables et utiles à plusieurs établissements.
Une expérience partenaire est un retour concret publié avec l’accord d’une école. Elle présente son contexte, son besoin de départ, les usages mis en place, les bénéfices observés et la collaboration avec EduSphère.
Non. La publication d’une expérience partenaire se fait uniquement avec l’accord de l’établissement. Le contenu est préparé à partir de ses réponses, puis transmis pour relecture et validation avant toute publication.
Contact et démonstration
Une école peut réserver une démo depuis le site EduSphère. Le formulaire permet de préciser les modules à découvrir, le contexte de l’établissement et les personnes qui devraient participer à l’échange.
L’équipe EduSphère prend connaissance de la demande et revient avec une réponse adaptée au sujet sélectionné. Selon le besoin, un échange peut être proposé afin de mieux comprendre l’organisation de l’établissement.
Non. Une démo peut être utile dès la phase de réflexion. Elle permet de comprendre la plateforme, d’évaluer son intérêt et d’identifier les modules les plus pertinents pour l’établissement.
Quelques éléments suffisent : le type d’établissement, le nombre approximatif d'élèves, les modules envisagés, les difficultés rencontrées et les personnes impliquées dans la décision. L’échange sert ensuite à clarifier le besoin.
Oui. EduSphère peut être pertinente pour une petite école si celle-ci souhaite mieux structurer ses informations, simplifier certains processus ou offrir une expérience plus claire à ses familles et équipes. La mise en place restera toujours proportionnée à ses besoins réels.
Oui. EduSphère peut accompagner des établissements avec plusieurs niveaux, classes, groupes, rôles et publics. La configuration permet de tenir compte d’une organisation plus étendue, tout en gardant une logique lisible pour les utilisateurs.